Aufbewahrung, Löschung und Vernichtung der Daten und Akten

(1) Für die Aufbewahrung schulischer Dateien und Akten gelten folgende Fristen:
1. Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen 50 Jahre,
2. Schülerstammblätter 20 Jahre
3. Zeugnislisten, Zeugnisdurchschriften (soweit es sich nicht um Abgang- und Abschlusszeugnisse handelt), Unterlagen über die Klassenführung (Klassenbuch, Kursbuch), sowie Akten über Schülerprüfungen 10 Jahre,
4. alle übrigen Akten 5 Jahre.

(2) Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten geschlossen worden sind.

(3) Sind die Daten nach Absatz 1 in elektronischer Form oder auf Datenträgern gespeichert, gelten die Aufbewahrungsfristen entsprechend.

(4) Akten und Dateien, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, sind dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Erfolgt keine Übernahme der Akten und Dateien durch das Archiv, sind sie zu vernichten oder zu löschen.

(5) Bei Schließung einer Schule bestimmt die zuständige Schulaufsichtsbehörde in Absprache mit dem Schulträger und der übernehmenden Schulleitung eine andere Schule, der die Pflichten nach Absatz 1 bis 4 übertragen werden. Ihr sind zu diesen Zwecken die Daten von der auslaufenden Schule zu übermitteln. Die Pflicht zur Aufbewahrung schließt das
Sicherstellen der Rechte der Betroffenen (z.B. Einsichtnahme, Auskunft, Berichtigung) ein.

(6) Zur Führung einer nicht öffentlichen Schulchronik (Daten zur Schulgeschichte) dürfen Schulen die folgenden personenbezogenen Daten von Schülerinnen oder Schülern und Lehrerinnen oder Lehrern und sonstigen Mitarbeitern zeitlich unbefristet verwenden:

1. Vor- und Familienname,
2. Jahr der Beendigung des Schulverhältnisses
3. Daten über Art und Dauer der Beschäftigung an der Schule.